Zoom
Die Universität zu Köln stellt für diese Anwendungsfälle – wie viele andere Hochschulen – Zoom zur Verfügung, da es sich zu Beginn der COVID-19-Phase als das leistungsfähigste Videokonferenzsystem erwiesen hat.
Informationen zu Tools für kollaboratives Arbeiten im Homeoffice
Das mobile Arbeiten ist in vielen Bereichen der Universität mehr und mehr zum Normalzustand geworden. Hierdurch steigt der Bedarf an kollaborativen Tools zur Kommunikation an der Universität zu Köln deutlich, um Personen auf dem Campus mit denen im Homeoffice zusammenzubringen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten und Services.
Gleichzeitige oder nahezu gleichzeitige Zusammenarbeit
Videokonferenzen
Präsenzbesprechungen und -veranstaltungen – Vorlesungen, mündliche Prüfungen, Gremiensitzungen, dienstliche Besprechungen etc. – sind ein wesentlicher Teil des Universitätsalltags. Nicht immer sind aber alle gewünschten Teilnehmenden am gleichen Ort. Insbesondere für Lehrveranstaltungen, Webinare, hochschulöffentliche Sitzungen und interne (organisatorische) Besprechungen, die sich durch einen Austausch per Chat/E-Mail oder Telefonkonferenz nicht gut ersetzen lassen, eignen sich Videokonferenzsysteme.
BigBlueButton
Als Alternative zu Zoom steht Ihnen für 1:1-Video-Chats auch "BigBlueButton" zur Verfügung.
Chats und E-Mails
Zum Austausch von Nachrichten steht nach wie vor der E-Mail-Dienst an der Universität zur Verfügung:
- Informationen zum E-Mail-Service allgemein und Abruf per SOGo.
- Sonderfunktionen bei der E-Mail-Nutzung: Abwesenheitsnotiz, Spamfilterung, Kontaktadressen
- Bearbeitung von E-Mail-Anfragen in Gruppen (siehe unten)
Nicht immer ist aber die Verwendung von E-Mails das Mittel der Wahl. Das gilt insbesondere dann, wenn Dateien verschickt werden sollen. Nutzen Sie als Alternative zum Anhängen von Dateien an E-Mails bitte auch geeignete Verfahren für den Dokumentenaustausch wie Sciebo, SoFS, BSCW oder Gigamove. Für einen spontanere und weniger formale Kommunikation, gerade in Gruppen, kann zudem Matrix verwendet werden.
Matrix
Das ITCC stellt einen "Matrix"-Server zur Verfügung, um das Chatten innerhalb von Arbeitsgruppen zu ermöglichen.
Dateien versenden und teilen
Für den Dokumentenaustausch stehen Ihnen weit geeignetere Tools wie Sciebo, SoFS, BSCW oder GigaMove zur Verfügung.
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
Dateien gemeinsam bearbeiten können Sie sowohl mit sciebo, als auch mit Git. Innerhalb von Sciebo kann die Funktion Collabora genutzt werden, um mit mehreren Personen – auch gleichzeitig – an einem Dokument zu arbeiten, bequem per Browser. So können auch mehrere Personen von zu Hause aus an unterschiedlichen Stellen eines Textes Änderungen vornehmen, ohne sich in die Quere zu kommen oder gar bereits geleistete Arbeit Anderer zu zerstören. Wenn keine Office-Dokumente, sondere andere Arten von Dateien zeitgleich oder nahezu zeitgleich von mehrere Personen bearbeitet werden müssen, kann Git verwendet werden. Das Arbeiten mit Git setzt aber fortgeschrittene Kenntnisse bei der Computernutzung voraus.
Für Dateien, auf die mehrere Personen zugreifen sollen, die aber üblicherweise nicht zur gleichen Zeit von mehreren Personen geändert werden müssen, stehen weitere Dienste zur Bereitstellung von Daten für Arbeitsgruppen zur Verfügung, siehe weiter unten.
sciebo
sciebo ist ein kostenloser, nicht-kommerzieller Cloud-Speicherdienst für Forschung und Lehre.
Git
Wenn keine Office-Dokumente, sondere andere Arten von Dateien zeitgleich oder nahezu zeitgleich von mehrere Personen bearbeitet werden müssen, kann Git verwendet werden.
Asynchrones Arbeiten
Koordination von Aufgaben und Projekten
Abseits von täglichen Absprachen, die gut per Matrix oder auf ähnlichem Wege organisiert werden können, gibt es häufig auch Bedarf dafür, im alltäglichen Arbeitsablauf und/oder in länger andauernden Projekten den Überblick zu behalten über den Fortschritt einzelner Teilaufgaben. Hierbei kann der Aufgabenplaner MeisterTask helfen.
MeisterTask
Der Cloud-Diens MeisterTask bietet mit vielen nützlichen, modernen Funktionen wie Kanban-Boards, Zeitleisten, Filtern, Checklisten, Anhängen und Tags eine sehr gute und datenschutzkonforme Alternative zu Diensten wie "Slack" oder "Trello".
Gitlab
Auch Gitlab, welches im Rahmen von git.nrw an der UzK bereitgestellt wird, bietet viel Unterstützung für das Projektmanagement.
Bearbeitung von E-Mail-Anfragen durch mehrere Personen
Für die arbeitsteilige Beantwortung von E-Mail-Anfragen bietet sich das OTRS-System an. Über OTRS können mehrere Personen gleichzeitig, oder auch nach einander (an verschiedenen Tagen), auf eingegangene E-Mail-Anfragen antworten. Eine E-Mail-Anfrage wird als sog. Ticket bearbeitet und erlaubt es daher späteren Bearbeitern, auf den bisherigen Verlauf der Konversation zuzugreifen. Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt über ein webbasiertes System im Browser.
Gemeinsamer Zugriff auf Daten
Für den gemeinsamen Zugriff auf Daten, die aber nicht gleichzeitig durch mehrere Personen geändert werden müssen, stehen Ihnen verschiedene Services zur Verfügung. Details finden Sie auf den Informationsseiten zu:
SoFS
Online-Speicher – nur für Studierende, Beschäftigte und Gäste der Universität zu Köln
Wikis
Gemeinschaftliches Lesen und Bearbeiten von Online-Texten mit sehr geringen Einstiegshürden.
BSCW
Webbasierter Austausch von Dokumenten, auch mit Uni-externen Personen.
GigaMove
Einmaliges, kurzzeitiges Bereitstellen einer Datei an eine Person oder kleinere Gruppen, auch Uni-Externe, als Alternative zum Versand per E-Mail.
sciebo
Natürlich kann das zuvor genannte Sciebo, mit dem ein zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten möglich ist, auch für die asynchrone Bearbeitung von Dateien genutzt werden.
FDM
Für weitergehende Erläuterungen zu den verschiedenen Möglichkeiten, auf gemeinsame Datenbestände zuzugreifen, werfen Sie auch einen Blick in unsere Übersicht zum Thema Forschungsdatenmanagement (FDM). Hier wird für die zuvor genannten Dienste differenziert dargestellt, wie und von wem sie genutzt werden können.
Dokumente digital unterschreiben
Das ITCC benötigt für bestimmte Dokumente (zum Beispiel den Gast-Account-Antrag) mindestens eine sogenannte "einfache elektronische Signatur"/digitale Unterschrift. Wesentlich empfehlenswerter, weil zukunftssicherer, ist die Verwendung einer "echten" elektronischen Signatur.
Einfache elektronische Signatur
Bis auf Weiteres ist eine mit Hilfe eines elektronischen Geräts (Tablet, PC) handschriftlich geleistete Unterschrift ausreichend, wenn explizit keine andere Version verlangt wird. Diese Signatur können Sie mit der App XODO in Ihr PDF-Dokument einfügen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Wesentlich empfehlenswerter, weil zukunftssicherer, ist die Verwendung einer "echten" elektronischen Signatur. Sie können ein S/MIME-Zertifikat (Informationen zur Beantragung und Verwendung siehe hier) auch dazu verwenden, ein PDF-Dokument digital zu signieren.
Weitere Hinweise
Sie erreichen die Studierenden einer bestimmten Veranstaltung auch über die Kommunikationsmodule von KLIPS und ILIAS. Nutzen Sie diese! Vorlesungsinhalte und -aufzeichnungen sollten generell über ILIAS bereitgestellt werden. Zusätzliche Infos zur Vorlesungsaufzeichnung finden Sie auch in unserer Dokumentation: