Übersicht
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sciebo-Gast-Accounts
Die Einrichtung von sciebo-Gast-Accounts ist nur für Beschäftigte möglich.
sciebo-Gast-Accounts sind besondere Konten für externe Personen, die beispielsweise Zugriff auf sciebo-Daten erhalten oder an diesen arbeiten sollen.
Informationen zum sciebo-Gast-Account
Was ist der sciebo-Gast-Account?
Beispielszenario: Sie arbeiten an einem gemeinsamen Projekt mit Personen aus anderen Institutionen zusammen, die nicht bei sciebo teilnehmen und möchten dies gemeinsam auf einer Plattform tun.
Der sciebo-Gast-Account bietet hier eine unkomplizierte Möglichkeit dies zu realisieren, sofern eine Person des Projektes über einen sciebo-Account für Mitarbeitende verfügt. Die Person mit dem Personal-Account kann externe Personen entsprechend “einladen”. Die eingeladene Person kann dann auf die freigegebenen Ressourcen (Dateien und Ordner) zugreifen, ohne jedoch eigenen Speicher zu haben. Es wird der Speicher der Person oder Projektbox verwendet in dem die Datei oder der Ordner liegt.
Vorteile einer Gastkennung
Gegenüber dem Teilen eines Ordners per Link an eine externe Person (inklusive der Berechtigung zum Hochladen von Dateien) bietet dies einige Vorteile:
- Gäste können den sciebo-Client benutzen und die geteilten Daten auf unterschiedlichen Endgeräten synchron halten.
- Gäste können verschiedene Freigaben unter einer Gastkennung verwalten.
- Einmal vergebene Berechtigungen können nachträglich bearbeitet werden (hinzufügen beziehungsweise entfernen). In der Teilen-Ansicht einer Datei/eines Ordners wird die jeweilige Person, die, die Datei oder den Ordner benutzt, so explizit angezeigt.
Einschränkungen des sciebo-Gast-Account gegenüber einem Sciebo-Account
- Gäste haben kein eigenes Speichervolumen (0 Byte-Quota).
- Gäste dürfen selbst nicht Dateien/Ordner teilen.
- Gäste können nicht das my.sciebo-Portal nutzen. Falls ein Gast das Passwort vergessen hat, kann dies der:die Sponsor:in in seinem:ihrem my.sciebo-Bereich über "Gäste verwalten" -> "Passwort setzen" zurücksetzen. Der Gast wird darüber per E-Mail informiert und hat nun wiederum 36 Stunden Zeit, sich ein neues Passwort zu setzen.
Teilen von Daten mit User:in mit einem sciebo-Gast-Account
- Da Gastkennungen über kein eigenes Speicherkontigent verfügen (siehe oben), müssen Dateien/Ordner mit ihnen geteilt werden.
- Das Teilen eines Ordner/einer Datei erfolgt unter "Teilen" durch die Eingabe der Gastkennung (also der E-Mail-Adresse) und dem Zusatz "@gast.sciebo.de", zum Beispiel: 'hans.mustermann@gmail.com@gast.sciebo.de'.
- Bei korrekter Eingabe wird der Gast vom System erkannt und mit dem Zusatz "Entfernte Freigabe" angezeigt. Dieser Eintrag kann sodann zum Teilen ausgewählt werden.
- Eine grundsätzliche Anleitung zum Teilen findet sich in den Hilfeseiten von sciebo.
Einrichtung eines sciebo-Gast-Accounts
- Um den sciebo-Gast-Account einzurichten muss sich der:die Sponsor:in über my.sciebo einloggen. Dort wählen Sie unter Gastkonten "Gäste einladen" [Bild 1].
- Füllen Sie das Formular aus und klicken auf "Gast einladen" [Bild 2].
- Sie werden eine neue Seite weitergeleitet. Der Gast erhält dann eine Mail mit einem Link, indem er:sie das Passwort neu setzen muss. Falls die Mail nicht auftaucht, schauen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach [Bild 3].
- Über den Link muss das Passwort neu vergeben werden. Mit Passwort zurücksetzen, wird das Passwort gesetzt. Nach der Registrierung kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis der Gast sich anmelden kann [Bild 4].
Verwalten von sciebo-Gast-Accounts
Über "Gäste verwalten" können Sponsor:innen ihre sciebo-Gast-Accounts verwalten [Bild 1]. Hier lassen sich sciebo-Gast-Accounts verlängern, sciebo-Gast-Accounts löschen sowie die Einladung erneuern (Eine erneute Einladungsmail wird versendet). Über die Auswahlkästchen lassen sich auch Aktionen für mehrere Gastkennungen auf einmal durchführen [Bild 2]. Um eine Aktion durchzuführen, muss mindestens ein Auswahlkästchen markiert werden.
sciebo-Gast-Accounts verlängern
- Um den sciebo-Gast-Account zu verlängern muss sich der:die Sponsor:in über my.sciebo einloggen. Dort wählen Sie unter Gastkonten "Gäste verwalten" [Bild 1].
- Haken Sie nun die entsprechenden sciebo-Gast-Accounts aus, die verlängert werden sollen und klicken Sie anschließend unten auf "Gastkonto Verlängern" [Bild 2].
- Bestätigen Sie, dass die aufgelisteten sciebo-Gast-Accounts verlängert werden, indem Sie auf "Gastkennung verlängern" klicken [Bild 3].
- Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigung des Verlängerungsvorgangs [Bild 4].
sciebo-Gast-Accounts löschen
- Um den sciebo-Gast-Account zu löschen muss sich der:die Sponsor:in über my.sciebo einloggen. Dort wählen Sie unter Gastkonten "Gäste verwalten" [Bild 1].
- Haken Sie nun die entsprechenden sciebo-Gast-Accounts aus, die verlängert werden sollen und klicken Sie anschließend unten auf "Löschen" [Bild 2].
- Bestätigen Sie, dass die aufgelisteten sciebo-Gast-Accounts verlängert werden, indem Sie den Haken auf “Löschvorgang bestätigen” setzen und auf "Gastkonto löschen" klicken [Bild 3].
- Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigung des Löschvorgangs [Bild 4].