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Quicklinks

Kalender

Mit der Kalenderfunktion in SOGo können Sie Termine in verschiedenen Kalendern verwalten und bei Bedarf Kalender für andere Personen an der Universität zu Köln freigeben, damit diese den Kalender einsehen oder sogar Termine eintragen und bearbeiten können.

Überblick

In der linken Spalte werden Ihnen Ihre Kalender aufgelistet (Schwarz), diese können Sie über die Schaltfläche aktivieren oder deaktivieren. Hier können Sie auch Ihre Kalender verwalten. In der mittleren Spalte wird Ihnen eine Listenansicht mit den kommenden Terminen angezeigt (Grün). Auf der rechten Seite sehen Sie die Kalenderansicht (Rot). Über die Buttons können Sie die Kalenderansicht wechseln (Tag, Woche, Monat) (Blau), auf der linken Seite der Ansicht können Sie zwischen den Tagen, Wochen bzw. Monaten wechseln (Orange). Um die Kalenderansicht zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie auf das Symbol ganz links in der Kalenderansicht. Über das Drucksymbol ganz rechts, können Sie den Kalender ausdrucken.

Termine anlegen

Wählen Sie den Terminanfang im Kalender aus und ziehen die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis zum Terminende. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, erhalten Sie folgendes Fenster, in dem Sie die Detailangaben zu dem Termin angeben. 

Alternativ können Sie auch auf das grüne Plus-Symbol unten klicken [1] (Grün) und Termin auswählen. Vergeben Sie einen Titel für den Termin und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Anhänge zu Terminen, werden nicht wie bei Mail hochgeladen, sondern Sie können nur Ziele (z. B. HTML-Seiten oder Dokumente) verwenden, die bereits im Internet existieren. Nach einem Klick auf Speichern wird ihr Termin im Kalender eingetragen. Eine andere Möglichkeit einen Termin zu erstellen ist die Auswahl des Pluszeichens im mittleren Fenster.

Termine löschen & bearbeiten

Nach Klick auf den Termin können Sie auswählen, ob sie ihn löschen (Orange) oder bearbeiten möchten (Blau). Falls Sie einen Termin lediglich in der Uhrzeit und/oder im Datum verschieben möchten, markieren Sie den Termin und ziehen ihn mit der Maus an die neue Stelle. Mit Klick auf den Dreifachpunkt (Rot) im Terminfenster wird ihnen angeboten, den Termin in einen anderen Kalender zu kopieren, bzw. den Termin in einen anderen Kalender zu verschieben.

Kalendereinstellungen

In den Kalendereinstellungen können Sie einzelne Eigenschaften einzelner Kalender bearbeiten.

  1. Klicken Sie bei dem entsprechenden Kalender auf die Drei vertikalen Punkte [Bild 1] und klicken dann auf “Einstellungen” [Bild 2].
  2. Im neuen Fenster haben Sie nun mehrere Einstellungsmöglichkeiten. Vergessen Sie nicht die vorgenommenen Einstellungen über Speichern (unten rechts) zu bestätigen [Bild 3]:
    1. Im oberen Bereich können Sie den Namen ders Kalenders ändern und über den Farbeimer links eine Farbe für den Kalender und die Termine einstellen.
    2. Sie können über die Auswahlkästchen einstellen, ob Erinnerungen und Aufgaben im Kalender ebenfalls angezeigt werden sollen.
    3. Im unteren Bereich können Sie einstellen, in welchem Fall Sie per E-Mail über Änderungen am Kalender benachrichtigt werden möchten

Import & Export von Kalendern

Hinweis: Ein Tutorial wie Sie bestehende Kalender von dem alten Mailsystem Horde zu SOGo transferieren können, finden Sie hier.

Export von Kalendern

  1. Um einen Kalender zu exportieren, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte neben dem jeweiligen Kalender [Bild 1].
  2. Im Kontextmenü klicken Sie nun auf Exportieren [Bild 2].
  3. Nun öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Kalender als *.ics-Datei abspeichern können. Wählen Sie einen entsprechenden Speicherort aus, legen den Dateinamen fest und exportieren Sie die Datei mit „Speichern“ ab [Bild 3].

Import von Kalendern

Bitte beachten Sie: Beim Importieren eines Kalenders werden Termine in einen bestehenden Kalender importiert. Möchten Sie eine Kalenderdatei in einen neuen Kalender importieren, müssen Sie zunächst einen neuen Kalender erstellen. Klicken Sie dazu auf das +- Symbol rechts neben dem Eintrag „Kalenderliste“ und legen einen Namen für den neuen Kalender fest. 

Möchten Sie eine Kalenderdatei in einen neuen Kalender importieren, müssen Sie zunächst einen neuen Kalender erstellen. 

  1. Klicken Sie dazu auf das +-Symbol rechts neben dem Eintrag „Kalenderliste“ und legen einen Namen für den neuen Kalender fest.
  2. Klicken Sie nun bei dem entsprechenden Kalender auf die drei vertikalen Punkte [Bild 1] und im Kontextmenü auf „Importieren“ [Bild 2].
  3. Im neuen Fenster werden Sie dazu aufgefordert, eine *.ics-Datei hochzuladen. Klicken Sie einfach auf „Hochladen“. [Bild 3].
  4. Wählen Sie nun die entsprechende Datei aus und klicken auf „Öffnen“ [Bild 4].
  5. Die Termine in der *.ics-Datei werden nun dem Kalender hinzugefügt. 

Kalender mit anderen Personen teilen

  1. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte des entsprechenden Kalenders, der für andere Personen geteilt werden soll [Bild 1].
  2. Klicken Sie danach auf „Freigaben…“ [Bild 2].
  3. Suchen Sie nach dem Nutzernamen der entsprechenden Person über die Suchleiste [Bild 3].
  4. Wählen Sie nun den entsprechenden Benutzernamen aus, mit dem Sie den Kalender teilen möchten [Bild 4].
  5. Sie können nun weitere Einstellungen vornehmen und festlegen, welche Dinge bei welchem Vertraulichkeitslevel eingesehen werden kann. So können Sie bspw. festlegen, dass nur Uhrzeit und Datum des Termins angezeigt werden, ob die andere Person alles sehen darf oder sogar Änderungen vornehmen kann.  Aktivieren Sie „Für den Benutzer“ aktivieren, damit der Kalender automatisch der anderen Person in der Kalenderübersicht hinzugefügt wird. Über die zwei Optionen unten, können Sie zudem festlegen, ob diese Person Termine hinzufügen oder löschen kann [Bild 5].

Hinweis: Die Benennungen der Vertraulichkeitsstufen (Öffentlich, Vertraulich, Privat), sagen grundsätzlich nichts darüber aus, welche Personen Zugriff auf die Kalender haben. Grundsätzlich hat keine weitere Person Einsicht auf die Termine in Ihrem Kalender, solange sie diese nicht mit anderen teilen, unabhängig davon, welche Vertraulichkeitsstufe Sie festlegen.

Achten Sie bei der Freigabe von Kalendern mit Terminen unterschiedlicher Vertraulichkeit (Öffentlich, Vertraulich, Privat), dass die Personen die richtigen Termine einsehen bzw. nicht einsehen können.

Kalender-Synchronisation

Mit SOGo können Sie Ihren vorhandenen digitalen Kalender mit anderen Kalender-Programmen synchronisieren. Greifen Sie von unterschiedlichen Geräten, zum Beispiel PC und Smartphone, auf Ihre Termine zu.

Nutzen Sie unsere Anleitungen zur Synchronisation:

Microsoft Outlook hat keine vorinstallierte CalDAV-Funktionalität. Jedoch gibt es von Drittanbietern Erweiterungen für Outlook, die eine Synchronisation mittels CalDAV ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass wir für keines dieser Programme eine Empfehlung aussprechen können und daher auch keine Anleitung für eine Kalender-Synchronisation mit Outlook bereitstellen.

Einschränkungen bei der Synchronisation

Obwohl die Synchronisation mit CalDAV standardisiert ist, gibt es in der Praxis immer wieder Probleme. Es kann beispielsweise zu einem Informationsverlust kommen, wenn Sie Termine auf vielen verschiedenen Geräten bearbeiten. So unterstützen nicht alle Kalenderprogramme das Konzept eines ganztägigen Termins, sondern machen daraus einen Termin, der von 0:00 Uhr bis 23:59 Uhr dauert.

Webmail bietet zudem nicht alle Möglichkeiten der Kalender-Verwaltung über CalDAV. So ist es unter anderem nicht möglich, über ein CalDAV-Programm einen weiteren Kalender anzulegen. Neue Kalender können nur direkt in der Web-Oberfläche angelegt werden. Danach stehen diese zur Synchronisation per CalDAV bereit.

Termin-Erinnerungen bei Thunderbird/Lightning

Bei Thunderbird/Lightning kommt es häufiger vor, dass Erinnerungen an Termine erscheinen, obwohl diese bereits bestätigt wurden. Dieses Problem ist nicht spezifisch bei der Synchronisation mit Webmail, sondern tritt auch bei anderen Kalender-Systemen in Thunderbird/Lightning auf. Einige Lösungsvorschläge für dieses Problem haben wir in der Thunderbird-Anleitung zusammengestellt.

Termine mit mehreren definierten Teilnehmenden

Sie können mehrere Personen zu einem Termin hinzufügen und diese durch eine automatisierte E-Mail einladen. Abhängig vom System der Teilnehmenden, kann es zu einer fehlerhaften Verarbeitung der Teilnahmebestätigung kommen. Sofern eingeladene Personen über mehrere E-Mail-Adressen verfügen und die Teilnahmebestätigung auf eine andere Adresse lautet (beispielsweise wenn eine Einladung an maria.mustermann@example.com ging, die Antwort aber von mmuster2@example.net kommt), können Probleme bei der Bestätigung auftreten.

Weiterhin kann es zu Problemen kommen, wenn Sie per E-Mail zu einem Termin mit mehreren Teilnehmern eingeladen werden, diesen Termin annehmen und später löschen. Hierbei kann es dazu kommen, dass Sie als Organisator des Termins geführt werden, obwohl Sie eigentlich nur Teilnehmer sind. Infolgedessen kann beim Löschen eines solchen Termins aus Ihrem Kalender anstelle einer korrekten Benachrichtigung über Ihre Nichtteilnahme am Termin stattdessen fälschlicherweise eine automatische Benachrichtigung über die Absage des Termins verschickt werden. Besonders fatal ist dies, wenn Sie – entgegen unserer Empfehlung – Ihre Webmail-Kalender mit Outlook synchronisieren, weil Outlook standardmäßig Termineinladungen aus E-Mails ohne Ihr Zutun automatisch in den Kalender übernimmt. Als vorläufige Lösung empfehlen wir, per E-Mail empfangene automatische Einladungen zu Terminen mit mehreren Teilnehmern nur über die Weboberfläche anzunehmen und zu verwalten, nicht aber über ein per CalDAV synchronisiertes Kalenderprogramm.

Weitere Anleitungen