Allen Studierenden steht über den Studierenden-Account eine maximale Postfachgröße (Quota) von 2 GB zur Verfügung.

Beschäftigte hingegen verfügen über den Personal-Account über eine unbegrenzte Postfachgröße.

Beim Versand von E-Mails mit Anhängen werden vom ITCC-Mailsystem nur E-Mails akzeptiert, bei der die Größe der Anhänge (zusammengenommen)  rund 35 MiB nicht überschreitet. Bei anderen Mailanbietern gelten möglicherweise strengere Größenbeschränkungen (siehe unten), daher können Sie sich nur beim Versand innerhalb des Kreises der Nutzer an der UzK sicher sein, dass E-Mails dieser Größenordnung auch beim Empfänger ankommen. Diese Maximalgröße gilt sowohl beim Versand über das Webmailsystem als auch beim Versand über ein E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook. Sie gilt in gleicher Form auch beim Empfang von E-Mails.

Hinweis zur Transportkodierung

Beim Verschicken von Dateien per E-Mail müssen diese mit Hilfe einer sogenannten "Transportkodierung" versendet werden. Dadurch vergrößert sich die Menge der zu übertragenden Zeichen um etwa ein Drittel. Wird die E-Mail zu groß, kann der Mailserver der anderen Person Ihre E-Mail ablehnen.

Beim Versand an andere Anbieter

Der Anbieter der Zieladresse kann die Empfangsgröße von E-Mails einschränken. Sind die Dateianhänge größer als die Vorgaben des Anbieters, wird Ihre E-Mail abgelehnt.

Die maximale Größe von Dateianhängen erfragen Sie bei den Anbietern. Für die gängigsten folgt hier eine Übersicht (Stand 10/2022):

Hinweis: Die genannten Grenzen beziehen sich auf den kostenlosen Service des jeweiligen Anbieters. Kostenpflichtige Angebote beinhalten in der Regel höhere Grenzen. 

Legen Sie Ordner und Unterordner in Ihrem E-Mail-Postfach an. Das erleichtert Ihnen das Auffinden von Nachrichten und beschleunigt beispielsweise die Sortierfunktion. Sie können die Kriterien der Ordner Ihren Bedürfnissen anpassen. So können Sie beispielsweise Ihre eingegangenen E-Mails nach Datum oder nach Themen geordnet in Unterordner ablegen. Auch haben Sie die Möglichkeit, über  SOGo Filterregeln zu erstellen. Auf diesem Weg können eintreffende E-Mails automatisch in von Ihnen thematisch definierte Ordner einsortiert werden.

Um Probleme bei der Nutzung des E-Mail-Postfachs zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, in einem E-Mail-Ordner – unabhängig von der Größe des Postfaches – nicht mehr als etwa 10.000 E-Mail-Nachrichten zu speichern, da dies Vorgänge, wie das Sortieren von Nachrichten, verlangsamen könnte.

Größere Dateien können Sie mit Gigamove versenden. Dieser Dienst erlaubt das Versenden und Empfangen von Dateien bis zu 100 GB.

Daneben gibt es weitere Dienste für den regelmäßigen Austausch von Daten (beispielsweise in Arbeitsgruppen) an der Universität zu Köln. Die Angebote richten sich an verschiedene Gruppen und können gegebenenfalls individualisiert werden. Beachten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Dienstes, ob der Austausch nur mit Angehörigen der Universität zu Köln oder auch mit externen Personen erfolgen soll.

Wegen der zunehmenden Bedrohung durch E-Mails, die Schadsoftware in der Form von Microsoft Office-Dokumenten mit Makros als Anhang haben, nimmt das ITCC seit dem 18.12.2019 solche E-Mails von außerhalb der Uni nicht mehr an. Das betrifft sowohl die alten Formate vom Typ .doc, .ppt, .xls als auch die neuen Formate vom Typ .docm, .pptm und .xlsm. Dokumente mit den Typen .docx, .pptx und .xlsx sind nicht betroffen, da sie keine Makros enthalten können.

Falls das Makro nicht benötigt wird, bitten Sie die andere Seite das Dokument ohne Makro zu speichern und erneut zu verschicken. Falls Sie auf den Austausch von Dokumenten mit Makros angewiesen sind, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel:

• Austausch über Gigamove: https://rrzk.uni-koeln.de/gigamove.html

• Verschlüsseltes Archiv im Anhang. Achtung: Da auch Schadsoftware gelegentlich in einem verschlüsselten Anhang verschickt wird, sollte diese Option nur die letzte Wahl sein.